Редакторы таблиц используются для самых разных задач: от ведения бухгалтерии до составления плана публикаций в соцсетях. Однако пользователи часто имеют ограниченные представления о их функционале. Мы подготовили семь лайфхаков, которые помогут эффективнее работать в табличном редакторе «Р7-Офис».
1. Как отсортировать значения в таблице
С помощью функции сортировки можно быстро изменить расположение ячеек или настроить градацию значений по нужному признаку. Сортировать можно как числовые, так и буквенные данные. Для этого необходимо выделить нужный диапазон и воспользоваться функцией «Сортировка по возрастанию» либо «Сортировка по убыванию» на вкладке «Главная» или «Данные». На последней также доступна опция «Настраивая сортировка».
В контекстном окне расширенной сортировки можно настраивать несколько уровней сортировки, выбирать нужный столбец и признак, по которому она проводится, например, значение, цвет или размер шрифта.
Важно! При выборе функции сортировки в заполненной таблице редактор спросит, хочет ли пользователь расширить выделенный диапазон для выполнения задачи. В случае, если важно положение ячейки относительно других табличных значений, необходимо выбрать «Расширить диапазон». Если это не важно (к примеру, нужно отсортировать список в одном столбце в алфавитном порядке), можно проводить сортировку только в выделенном диапазоне.
2. Как уместить длинную строку, не расширяя столбец
Особенностью любого редактора таблиц является одинаковый размер всех ячеек и столбцов. При этом некоторые вводимые значения могут оказываться длиннее других и не помещаться в ячейку. Для этой проблемы есть несколько решений.
Прежде всего, необходимо выделить ячейку, в которую не помещается текст или числа, и выбрать опцию «Перенос текста» во вкладке «Главная». Это расширит строку и позволит отобразить весь введенный текст или цифры.
Однако в некоторых ситуациях этого может оказаться недостаточно. Если расширить столбец, в котором находятся данные, по какой-то причине нельзя, остается воспользоваться функцией «Объединить ячейки» на вкладке «Главная». Она соединит несколько ячеек таблицы в одну и позволит уместить длинное значение.
3. Как вставить в ячейку таблицы значение без форматирования
Для того, чтобы очистить от форматирования данные, которые вносятся в ячейки таблицы, сразу после завершения копирования необходимо обратить внимание на всплывающие окно с планшетом возле курсора. Наведя на него и открыв контекстное меню, можно выбрать «Сохранить только текст», что позволит привести данные к формату остальной таблицы.
4. Как запретить изменения в отдельной ячейке или во всей таблице
Для того, чтобы запретить изменения в таблице, в редакторе таблиц «Р7-Офис» существует отдельная вкладка «Защита». Если документ нельзя изменять никому, кроме автора, нужно использовать функцию «Шифровать» – ее можно активировать на вкладке «Защита». По этой же схеме можно настраивать защиту книги и листа, эти функции расположены по соседству на той же вкладке.
Защищать паролем отдельные диапазоны нельзя, зато можно разрешать свободное редактирование определенных диапазонов в рамках таблицы с заблокированными значениями. Для этого в редакторе существует функция «Разрешить редактирование».
При нажатии на кнопку «Разрешить редактирование» появится всплывающее окно. В нем происходит настройка названия и диапазона открытой области, но, прежде чем это сделать, необходимо ввести пароль, которым заблокирована остальная таблица. Чтобы открыть для другого пользователя часть запароленной таблицы, необходимо задать новый диапазон. Его настройка происходит после нажатия на кнопку «Новый»: нужный участок можно выделить прямо в таблице, предварительно кликнув на значок крестика в квадрате.
5. Как закрепить нужную строку в таблице
В некоторых случаях возникает необходимость зафиксировать строку так, чтобы при прокрутке таблице она оставалась на экране. Для этого необходимо выделить нужную область, кликнуть по ней правой кнопкой мышки и в контекстном окне выбрать «Закрепить область».
После этого закрепленная область станет «шапкой» таблицы и будет всегда отображаться на экране. Если необходимо снять выделение, достаточно кликнуть по любому из закрепленных значений и выбрать функцию «Снять выделение областей».
6. Как быстро заменить одинаковые значения в таблице
Бывает, что необходимо быстро изменить однотипные элементы таблицы на нужные. Часто для этого пользуются функцией «Найти», а затем меняют значения вручную, но это можно сделать гораздо быстрее с использованием функции «Замена» по всей таблице либо выделенному листу.
Например, необходимо привести числа формата «0,7» к формату «0.7», чтобы редактор автоматически распознал в них числовые значения. Для этого нужно либо нажать на значок «Лупа» в верхней части левой панели, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl + F», которое вызывает окно «Найти и заменить».
В поле «Найти» вставляем «,», а в поле заменить «.». После этого редактор сам подставляет нужные значения, вне зависимости от их количества в таблице.
В дополнительных параметрах можно указать, будет ли поиск учитывать регистр, а также настроить область поиска, например, в значениях или формулах.
7. Как быстро сложить или умножить значения в таблице
Самая часто используемая формула при создании таблиц — сложение. Есть множество способов вызвать ее: при помощи опции «Функция» на вкладке «Формулы» или при добавлении «=» в любую ячейку таблицы. Однако сложить числа из диапазона значений можно куда быстрее.
Сперва нужный диапазон нужно выделить, зажав клавишу «Shift». Ненужные участки можно пропускать, кликая на область сразу за ними с зажатой «Ctrl». После выделения нужной области достаточно воспользоваться функцией «Автосумма» на вкладке «Главная» или «Формулы». Подсчитанное значение появится под последней заполненной ячейкой.
Для быстрого умножения такой опции не предусмотрено. Однако в случае, когда нужно вычислить произведение более 5 аргументов, прописывать каждый из них в формуле слишком долго. Функция «ПРОИЗВЕД», вызываемая в любой ячейке после ввода «=» поддерживает аргумент в формате диапазона. На практике это означает, что пользователь выделяет область с зажатым Shift, а функция автоматически умножает числовое значение в каждой ячейки на следующее.
