Сегодня организация удаленки одновременно выход из тупика и боль для многих собственников бизнеса. Как перевести в онлайн все коммуникации, которые годами работали в реальной жизни? Как сохранить командный дух и продуктивную работу, если большинство членов команды трудятся в родных стенах, где раньше только отдыхали и расслаблялись?
Конечно, сделать все за один день не получится. Но если действовать постепенно, зарегистрироваться на платформе ClickMeeting и разбить большую задачу на подзадачи, главная стратегическая цель уже не покажется такой сложной.
Вначале попробуйте внедрить эти простые рекомендации
Уважайте удаленных сотрудников
Фрилансеры, а также многочисленные штатные удаленщики часто переживают, что из-за специфического режима работы их не воспринимают всерьез, как профессиональных, ответственных сотрудников. Задача руководителя — убедить подчиненных в том, что это не так.
Дайте сотрудникам узнать друг друга
По возможности проведите хотя бы короткие встречи офлайн с небольшим количеством людей и соблюдением всех санитарных норм. Важно, чтобы коллеги наладили общение друг с другом. В дальнейшем это упростит решение текущих вопросов, а у руководства появится больше времени для приоритетных стратегических задач.
Отправляйте приветственное письмо
Пусть оно придет каждому сотруднику компании в первый день его удаленной работы. Помогите человеку влиться в коллектив. Отправьте послание с фотографией нового коллеги всем, кто будет как-то общаться и взаимодействовать с ним.
Укажите в письме ссылки на соцсети, другие способы связи, кратко опишите зону ответственности приглашенного специалиста и его увлечения. Последнее поможет быстрее найти единомышленников и подружиться с более опытными членами команды.
Не забывайте о важных датах и хвалите сотрудников
Берите инициативу в свои руки, поздравляйте коллег и партнеров с днем рождения, корпоративными и профессиональными праздниками, не стесняйтесь публичной похвалы за успех.
Некоторые компании создают отдельные чаты, группы или каналы, где сообщают об успехах своих сотрудников. Так руководители демонстрируют личный вклад каждого члена команды в одно большое и общее дело.
Другие компании идут еще дальше и отправляют персоналу корпоративные сувениры: наклейки на компьютер, чашки, футболки, блокноты, ручки и календари. Это отличный способ сплотить коллектив на подсознательном уровне и дать людям почувствовать себя частью команды.
Установите четкие правила общения
Например, пусть каждый сотрудник отвечает на письма по электронной почте в течение суток с момента получения. Заранее разработайте алгоритм перевода сотрудников на удаленку с помощью современной вебинарной платформы. Создайте для онлайн-общения минимум два чата. Первый — для вопросов по работе, второй — для всех остальных тем и флуда.
Установленные правила коммуникации должны соблюдать все и в первую очередь руководитель. К чему приводит несоблюдение дисциплины? Например, когда начальник не отвечает на полученное письмо, у подчиненного часто складывается мнение, что его работа носит второстепенный характер.
Общайтесь по видеосвязи
Большинство удаленных сотрудников чувствуют уверенность и ощущают себя частью команды, когда общаются с начальством или коллегами по видеосвязи. Возможно, причина в том, что это единственный способ передать невербальные сигналы онлайн.
Устраивайте очные встречи или небольшие видеоконференции несколько раз в неделю. К счастью, на современных платформах для вебинаров уже работают технологии подавления шумов и даже интеллектуальные камеры. Они умеют снимать не хуже квалифицированного оператора и вовремя переключаются между лицами.
Руководители, которые оценили все преимущества организации удаленной работы с помощью видеосвязи звонят своим сотрудникам и партнерам с включенной камерой несколько раз в день. Подобная тактика объединяет коллектив и возвращает забытое чувство работы в составе одного офисного организма.
Как контролировать удаленных сотрудников и почему авторитарный стиль управления уже не выход?
Если начальник привык контролировать сотрудников в офисе, во время управления персоналом компании в условиях удаленной работы он испытывает стресс. И это нормально. Становится сложнее оценивать нагрузку специалистов и целых отделов.
В конце концов, нельзя отследить, когда люди «приходят на работу» или «уходят домой». Попытки следить за каждым шагом отнимают массу времени и сил, а также не дают сосредоточиться на основных задачах. Более того, внутри команды создается избыток никому не нужного напряжения.
Продуктивная организация удаленной работы сотрудников требует полного пересмотра подхода к менеджменту. Важно научиться доверять персоналу, а вместо контроля давать своевременную и адекватную обратную связь. При таком подходе сотрудники понимают важность своей работы, ответственнее относятся к выполнению обязанностей и стараются держать руководителя в курсе событий.
Как грамотно организовать контроль удаленных сотрудников
Спринты
Это набор из нескольких небольших задач, которые важно и нужно выполнить в сжатые сроки. Отдельный блок часто посвящают какому-то узкому направлению, например, одному этапу развития проекта. Обычно спринты планируют в начале недели. Перед запуском нового спринта важно закрыть и оценить результаты предыдущего и сделать правильные выводы.
Распределяйте отдельные задачи спринта каждый день между отделами или сотрудниками. В больших командах при делегировании на более низкий уровень задачи часто разбивают на подзадачи. Обязательно следите за таймингом. Например, на выполнение конкретного задания можно выделить два-три часа.
Учитывайте, что спринты требуют серьезного вовлечения проджект-менеджеров. Именно такой специалист следит за промежуточными этапами выполнения задачи и фиксирует соблюдение дедлайнов.
Автоматизация
Используйте приложения учета рабочего времени или программы для наблюдения за проектами. С их помощью легче анализировать файлы, отправленные сотрудниками и даже вполне реально распознать клавиатурный почерк. Если есть такая необходимость, масштабировать использование профильного софта вполне реально даже на несколько десятков устройств. Но помните, что тотальный контроль, в том числе и онлайн, часто убивает продуктивность и приводит к обратному эффекту.
Современные особенности организации удаленной работы диктуют необходимость прямого обсуждения ряда вопросов с сотрудниками. Для этого нужны разные программы и приложения. Например:
- Bitbucket — хостинг проектов.
- Confluence и Google Docs — работа с документами.
- Leader Task, Jira — планирование задач.
- Slack — корпоративный мессенджер.
Как оценивать работу удаленщиков
Многое зависит от того, какие организации переводят на удаленку. Одни компании разрабатывают свои индивидуальные концепции, другие берут готовые решения, но все они сводятся к одному. Важно четко определить критерии измерения того самого качества работы для каждой позиции или по каждой задаче и найти способ измерить этот показатель.
Нужно анализировать не только работу сотрудников, но и то, как они делают эту работу. И начинать лучше с базовых понятий т.е. определиться что и каким образом должен делать каждый специалист или менеджер, чтобы его работу можно было считать успешной.
В начале организация коммуникации между удаленными сотрудниками кажется сложным проектом, но при правильном подходе все превращается в перечень последовательных и реально выполнимых задач.
Главное — доверять каждому человеку, которому вы делегировали конкретный участок удаленной работы. Верьте в то, что вокруг вас собираются профессионалы и со временем это намерение трансформируется в одну из самых сильных команд на рынке.
